Hoy vamos a dedicar un espacio para hablar y ofrecer información sobre las ventajas que supone la externalización de la custodia de documentos en las empresas. Por tanto, hemos querido dedicar un espacio en nuestro blog para ofrecer argumentos sobre los beneficios y ventajas que contempla el permitir que empresas especializadas en la custodia y digitalización de documentos asuman las responsabilidades en la materia.
La primera ventaja que podríamos señalar se refiere a las posibilidades de recuperación de espacio físico en las compañías. En muchos casos, de acuerdo al sector en el que opere una organización, se puede tener la obligación de mantener archivadas toneladas de documentos de diversa índole, lo que ocasiona una ocupación sostenida de espacios que bien podrían ser destinados a actividades mucho más productivas. Además , se genera un beneficio adicional correspondiente a las mejoras que dicha acción puede tener sobre el ambiente laboral en general.
En segundo lugar, podemos destacar el aprovechamiento y optimización de los recursos humanos, mejorando y optimizando los trabajos y responsabilidades del personal que se dedica a la gestión de los archivos documentales. Esta situación se interpreta en un aumento considerable de la productividad interna, permitiendo el destino de los esfuerzos a tareas de mayor beneficio y rentabilidad . Además, si se permite la combinación de la custodia externalizada con la digitalización documental, los resultados pueden llegar a ser inmejorables.
Por otra parte, aunque para cualquier empresario pueda resultar difícil de entender, la externalización de todo el proceso de la custodia documental puede suponer una disminución importante en los costes asociados a la gestión interna. Este elemento se relaciona directamente con los apartados anteriores, en materia laboral, económica y de espacio físico, con el consecuente ahorro de costes fijos y variables.
De todos modos, en el momento al de puntualizar las ventajas correspondientes a la gestión documental externa, figuran al menos 4. La primera, corresponde a la solución que ofrece la externalización frente a los problemas de catalogación y localización de información. La segunda, referida a la celeridad y transparencia que ofrece a los procesos de acceso y consulta de documentos. La tercera, se relaciona con el ahorro innato que genera en procesos de rearchivo de información en físico y, finalmente, la prevención que otorga ante los riesgos de pérdida o sustracción de información sensible.
Entre las premisas que destacan a partir de la oferta de las empresas dedicadas a la custodia se encuentra la rapidez y la seguridad en la gestión. Para ello, generalmente las compañías encargadas cuentan con protocolos de seguridad y manipulación aprobados internacionalmente. Tal situación, se refleja en un elemento de fiabilidad que ofrecen con la aplicación de procesos técnicos bajo la supervisión y acción de personal capacitado y especializado en la materia.
Otra de las ventajas que cabrían señalar , en paralelo a la necesaria implantación de sistemas de digitalización documental, es la integración de software diseñados para la gestión de archivos. Tales plataformas, cuentan con constantes actualizaciones e innovaciones que permiten optimizar las tareas y brindar mayores garantías de seguridad a los clientes. Producto de lo anterior , resaltan posibilidades informáticas correspondientes al resguardo y clasificación de los archivos, la posibilidad de ubicuidad para la consulta a través de dispositivos conectados a la nube, y la seguridad general.
Por último, destacan tres elementos de vital importancia a partir de la externalización. Lo primero a resaltar tiene que ver con la confidencialidad inherente a la custodia, la seguridad adaptada a la normativa vigente y las garantías de continuidad correspondiente a los casos de pérdida de documentos físicos o digitales.
No hay comentarios:
Publicar un comentario